Привет! На связи Вадим и команда.
Должностные инструкции вводятся на многих предприятиях. Однако, судя по всему, создание должностных инструкций не решают тех задач, ради которых они создаются, а сотрудники относятся к ним зачастую свысока, как к элементу бюрократии.
Так в чем же ошибка?
Давайте для начала рассмотрим, что именно не нравится сотрудникам в должностных инструкциях. Первое, что говорят о должностных инструкциях сами сотрудники — это бюрократический элемент, который никак не помогает.
Словарь определяет слово «бюрократия» как: «чрезмерная забота о формальностях, канцелярских условностях, в ущерб сути дела». И это определение полностью подходит для общепринятой формы должностной инструкции. Вот минусы, которые несложно обнаружить:
«Неинструкция»
Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо».
По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники — на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придете в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия.
А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях предприятий? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на ИНСТРУКЦИЮ.
Представьте, вы купили телевизор, открываете инструкцию пользователя.
А там написано: «Права пользователя: смотреть телевизор, переключать программы, менять уровень громкости звучания. Обязанности пользователя: вытирать пыль с телевизора, не ронять телевизор, не ломать телевизор. Ответственность пользователя: если телевизор сломается по вине пользователя, денег пользователю никто не вернет, а стоимость ремонта будет вычтена из его зарплаты». И все! Это было бы очень похоже на используемые сплошь и рядом «должностные инструкции».
Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе способы действия на посту, кроме перечисления самих действий.
Если инструкция содержит в себе все перечисленные в этой статье пункты, выполнение работы «точно по инструкции» приведет лишь к росту производства.
Ответственность как вина — не самая лучшая помощь производящему сотруднику, поверьте.
Кто должен писать инструкции и зачем
Инструкции должны писаться с целью помочь человеку профессионально выполнить его работу. Нет никакой иной ценной задачи.
Для производственных процессов пишутся и снимаются на видео технологические описания, которые больше соответствуют определению слову «инструкция» и соответственно больше помогают тому, кто их использует. Почему бы не сделать должностную инструкцию для каждого сотрудника в виде описания технологического процесса его поста?
Каковы неотъемлемые части технологии? Во-первых, продукт. Что должно получаться на выходе в результате выполнения действий. Так же есть сам технологический процесс, который приводит к получению продукта. В результате каждого из его этапов образуются «подпродукты». Нам нужно определить последовательность действий для производства продукта каждой должности и внести и то и другое в инструкцию.
Это сможет сделать только тот человек, который реально знает данную технологию на практике. Только тот, кто имеет теоретическую подготовку и практический опыт. А вот причесать и организовать материал поможет уже методолог.
Многочисленные инструкции, которыми наводнены организации, просто обозначают действия, не уделяя никакого внимания ценному конечному продукту, результату. Что является просто фатальной ошибкой, сводящей на нет саму идею инструкции.
Ответственность как вина
Вот еще один минус того типа инструкций, который имеет широкое хождение.
Все мы понимаем, какую цель преследует большинство руководителей, вводя должностную инструкцию. Это официальный документ, следование которому прописано в контракте и в законодательстве, на основании нарушения которого сотрудника можно штрафовать или увольнять. Эту функцию должностной инструкции руководители видят в первую очередь и радостно используют. Подавляя тем самым в сотрудниках инициативу и боевой дух.
Ты обязан сделать то-то и то-то, иначе не сносить тебе головы! Это правильно, это дисциплина. Но голая дисциплина без введения человека подробно в курс дел, без обучения его выполнению работы на своем посту, что является очень действенной помощью — просто источник стресса.
Ответственность — это не «вина», это осознание того, что ты в состоянии поступать по собственной инициативе, и таким образом, нести за них отчет. Причинность. Когда ее низводят на уровень вины, мы получаем обратный эффект.
Как правильно создать инструкцию
Она делается только на основании успешного опыта. Любые другие инструкции могут иметь статус только экспериментальных, и должен быть написан регламент внесения изменений и дополнений к ним, утверждаемых самым высшим органом управления организации.
Как правильно вводить должностные инструкции
Очевидно, что правильная должностная инструкция — это не один документ, а скорее пакет документов.
Изучение должностных материалов должно проводиться в определенно последовательности и должно быть подкреплено практикой.
В следующий вторник я приглашаю вас на вебинар «Организация без хаоса: как ускорить рабочие процессы в несколько раз».
Дата: 13 февраля
Время: 11:00 МСК
Продолжительность: 2 часа
Комментариев нет:
Отправить комментарий